Оптимальная система управления закупками, закупки с помощью электронной торговой площадки

С развитием и доступностью интернет технологий для потребителя стало возможным разработать и внедрить усовершенствованные модели работы предприятий.  

В прежние времена, когда электронные торговые площадки (ЭТП), только начали своё существование, предприятия с большой опаской относились к их внедрению. Основной мотивацией отказа являлось отсутствие необходимости увеличения прибыли, которое обеспечивало экономное управление закупками.

После кризиса в 2008 году ситуация на внутреннем и внешнем экономическом рынке кардинально изменилась.Выживали только те предприятия, которые вовремя среагировали и начали внедрение новых технологий по управлению закупками.

 
ЭТП – это специально разработанный веб-сайт, главной задачей которого является организация «честных» коммерческих закупок и продаж, размещение актуальной информации в соответствии с установленными нормами действующего законодательства. Одним из первых разработку ЭТП в СНГ начала компания Фогсофт.

Разновидности ЭТП

В настоящее время торговые площадки могут быть использованы для нескольких видов торгов, а именно:

• Запроса предложений и котировок товаров.
• Проведение открытых и закрытых конкурсов.
• Аукционов на понижение или повышение ставки.
• Изучение электронных каталогов с товарами и услугами.

Достоинства внедрения программы

• Рациональное использование ресурсов. Квалифицированный специалист в день может изучать не более 10 коммерческих предложений.  Таким образом, получается, что изучение коммерческих закупок оттягивается на недели, месяца.
• Честная конкуренция. Современные электронные торговые системы предназначены для обеспечения открытой конкуренции между продавцами схожего товара. Таким образом, на рынок могут предоставить коммерческое предложение как крупные корпорации, так и мелкие предприятия. Участие в тендерах, аукционах, закупках могут принимать компании любых размеров, вне зависимости от стажа существования, репутации.
• Изучение рынка. Большое количество коммерческих предложений можно легко изучить, задавая параметры условия проведения сделки, условия оплаты, сроки выполнения и другие критерии.
• Безопасность. Работа компаний в ЭТП осуществляется только после тщательной соответствующими органами, которые в случае положительных результатов обязаны выдать пакет документов, подтверждающий статус и возможности предприятия.
• Скорость работы. Вне зависимости от местоположения компаний, управление закупками может осуществляться дистанционно посредством заключения договоров онлайн.
• Электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Юридическая значимость коммерческих закупок, оборота документов в электронном виде осуществляется посредством использования ЭЦП, в соответствии с действующим законодательством РФ.
• ЭТП дают возможность заказчику посредством интернета в любой точки мира подобрать добросовестного поставщика на интересующий товар, выполнение услуги, оптимизируя при этом затраты на реализацию и организационные вопросы закупок.
• Со стороны поставщиков, использование ЭТП обеспечивает ведение «честной конкуренции» на равных условиях, исходя из предложенных вариантов сотрудничества, масштабов работы; размещение достоверной информации о продуктах и услугах, расширять клиентскую базу, экономить на маркетинговых и рекламных продуктах.

Тонкости разработки ЭТП

Индивидуальная разработка ЭТП начинается с составления чёткого технического задания, включающего в себя основные требования, тонкости работы предприятия, предложения и пожелания заказчика.

Правильно составленное техническое задание – это залог успешного внедрения готового продукта, наладка автоматизации системы управления закупками, решение задач перед руководством, осведомлённость и не только.

Создание индивидуальной электронной торговой площадки может осуществляться двумя путями:

1. Посредством использования «коробочного» продукта. Готовые наработки, шаблоны программного продукта могут не только сократить время на составления ЭТП, но и значительно уменьшить бюджет, расширить возможности, посредством внесения собственных корректив и пожеланий заказчика.
2. Посредством индивидуальной разработки программы. Разработка ЭТП с нуля предполагает проведение большой работы квалифицированного специалиста и как следствие затрат. Зачастую индивидуальными платформами пользуются только крупные специализированные предприятия, управление закупками которых выполняется на конкретном сегменте рынка.

Вне зависимости от метода разработки ЭТП отладка, внедрение и усовершенствование работы необходимо проводить постепенно. По причине того, что электронные торговые системы создаются не один день, и внесение коррективов могут постоянными, то выполнять доработки лучше всего после внедрения ЭТП в работу. В противном случае, сроки работы площадки могут отложиться на недели, а возможно и месяца.