Документооборот XXI века: без бумаги и волокиты

С тотальным распространением компьютерной техники все договоры, документы и отчеты стали составляться в электронном виде. Однако юридическую силу и законное подтверждение эти бумаги получали только в распечатанном виде, с подписью и печатью. С2014 года в России началось активное внедрение технологий электронного документооборота с легкой руки правительства РФ.

Электронный документооборот вводится сверху

Первое программное обеспечение для создания электронных документов и отчетности появилось несколько лет назад, но пользовались им только крупные предприятия и те, кто следил за развитием технологий. Однако с 2014 года подавать декларацию по НДС нужно обязательно в электронном виде. Но как подписать электронный документ? Нужна электронная цифровая подпись. Получить ее может только зарегистрированное юридическое лицо. Для предприятий с большим объемом документов нововведения несомненно пойдут на пользу, сэкономят время и деньги. Но у мелких предприятий расходы могут даже возрасти.

Тендеры для продвинутых

Электронный документооборот и электронная цифровая подпись с каждым годом становятся более необходимыми. В частности участвовать в торгах и тендерах на крупнейших электронных площадках без электронных документов уже невозможно. Быстрыми темпами на электронную отчетность переходят все госструктуры. И каждый электронный документ необходимо подписать. Возможно, в скором времени электронная подпись будет иметь больший вес, чем росчерк генерального директора обычной ручкой.

Электронное благо

Использование электронной цифровой подписи снимает необходимость личного присутствия руководителя в офисе, с ее введением подписать электронный документ можно удаленно. Переход на электронный документооборот не только ускоряет процессы заключения договоров и предоставления отчетов, но и значительно упрощает архивирование и хранение документов. Электронный архив не занимает место, а доступ к нему всегда открыт, автоматический поиск происходит в считанные секунды.