Основные правила хранения документов на фирме

Каждая коммерческая и некоммерческая организация в ходе  своей деятельности оформляет определенный объем документов. Этот процесс сопровождает создание фирмы, ее существование и ликвидацию.

При этом все оформляемые акты различаются по своей направленности, степени значимости, сроку хранения и т.д. В зависимости от этого будет различным и процесс хранения, а также уничтожения документов. В одних случаях он отличается простотой и доступностью в других предполагает соблюдение целого ряда формальностей, многие из которых установлены на законодательном уровне.

Взять, к примеру, первичную учетную документацию. Согласно действующим сегодня стандартам, подобные акты должны находиться в свободном (для контролирующих уполномоченных органов) доступе в течение определенного времени. Срок хранения документов различен и также установлен законом или подзаконными актами. В зависимости от того, являются ли документы исполняемыми или исполненными, различается и порядок их хранения.

Так, те бумаги, которые находятся в работе, распределяются по папкам и находятся в специально отведенной для них комнате или запирающемся шкафу непосредственно на территории бухгалтерии. При этом главный бухгалтер обязан назначить лицо, ответственное за соблюдение установленного порядка хранения документов  из числа сотрудников.

Если работа с теми или иными актами уже завершена, но срок их хранения еще не истек, они передаются в архив. И здесь также имеются свои особенности: в случае наличия собственной архивной службы на фирме, именно она принимает у бухгалтерии ее первичку. Процесс этот не простой, предполагающий соблюдение целого ряда условий – составление акта описи, подписание его обеими сторонами и др.

Сегодня весьма востребованы также и услуги специализированных архивных центров. Сотрудничество с ними позволяет решить проблему хранения документации, не находящейся в работе. Они же готовы взять на себя решение целого ряда сопутствующих задач, будь то создание электронного архива путем сканирования и распознавания информации или конфиденциальное уничтожение документов и т.д. В случае взаимодействия с подобными организациями, грамотное выполнение  процедуры передачи документов, они берут на себя.

Аналогичным образом решается, к слову, и вопрос хранения кадровых документов. За тем исключением, что они со временем формируются в личные дела сотрудников. При этом некоторые из них также хранятся непосредственно в отделе по работе с персоналов, в то время, как другие передаются в архив. Правда, имеются тут и свои особенности. Так, если для первичной документации законодатель, как правило, устанавливает четырех- или пятилетний срок хранения, то для кадровой он уже исчисляется десятилетиями.

Получить более подробную информацию о правилах хранения документов можно, внимательно изучив ФЗ «О бухгалтерском учете», ТК РФ, архивные нормативно-правовые акты и др. Или же просто поручив описываемое мероприятие профессионалам.