18 октября 2014 г.

Чем удобна организация хранения электронных документов?

В какой бы сфере бизнеса не трудилась компания, ей никуда не деться от документации. В зависимости от времени своей работы таких бумаг может накопиться достаточно много. Здесь и отчеты, и проекты, и пояснения, и чего только нет. Нередко бывает и так, что с течением времени необходимость в документах практически отпадает до поры до времени. А хранить их необходимо, не допуская потери или утраты нужной бумаги. На помощь современному бизнесмену приходит организация хранения электронных документов.

Уже готовые, согласованные и завершенные документы представляют из себя несомненную ценность для любой фирмы. Многие такие документы из базы архива нужны, необходимы и могут быть затребованы в любой момент по массе причин. Здесь на передний план выходит необходимость в удобной среде, в которой можно с такими документами работать быстро и комфортно. Такой удобной средой является система электронного документооборота DocSpace.

Архив документов предприятия в данной формате может не просто существовать автономно. Он как бы становится единым целым с самыми насущными потребностями фирмы. Являясь при этом инструментом повышения эффективности производства и итоговой прибыли. Готовые документы могут вводиться сюда в больших количествах. Классификатор позволить систематизировать всю эту массу наименований по определенным параметрам. При этом производится эффективное хранение документации с соблюдением необходимых правил. Например - конечный документ уже нельзя изменить, даже обладая правами администратора.



В чем могут быть очевидные преимущества использования этой уникальной системы? Предприятие, которое решилось на внедрение такой автоматизированной системы, снимает с себя множество забот. Что и говорить, электронный документооборот по факту намного комфортнее, чем возня с настоящими бумагами в огромных количествах. Выгоды при этом очевидны не только для сотрудников фирм, но и для руководства самых разных уровней вертикали.

1. Поиск необходимого документа занимает в сотни раз меньше времени, чем при работе с физическими аналогами.

2. Риски потерять или лишиться необходимого документа значительно ниже. А порой и близки к нулю.

3. Вся документация может обрабатываться по многим параметрам, начиная от даты и заканчивая темами.

4. Квадратные метры офисных помещений и кабинетов не захламляются документацией и бумагами самых разных сортов и видов. При этом каждая из них практически всегда необходима и важна.

5. Обработка документов и их согласование происходит значительно быстрее.

Что здесь следует понять - все привычные манипуляции с документами занимают намного меньше времени. В итоге совершенно очевидно, что КПД работы целых компаний может вырасти в разы. Практически исчезают такие понятия, как волокита и неразбериха. Все задействованные в процессах люди могут быстро подключиться к месту хранения документов через браузер или специальный внутренний портал фирмы. Таким образом мы можем заметить все несомненные преимущества организации хранения электронных документов через автоматизированные системы нового типа.






Смотрите другие статьи и пресс-релизы компаний:

Такой разный Петербург
Доставка из Китая без риска: как?
3 новинки, которые изменят ваше отношение к стоматологам
Винтовые сваи для любых почв
Как сделать гостиную уютной?